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Cotidiano

Como se preparar para reuniões virtuais

Veja o artigo da Cristina Monte!

Como se preparar para reuniões virtuais
Divulgação

A pandemia provocou mudanças incríveis no mundo corporativo. Uma delas, relaciona-se às reuniões, que de presenciais passaram, em sua maioria, a acontecer por meio de ferramentas tecnológicas e nem todo mundo tá preparado para lidar com essa novidade. Reuniões, palestras, webinars e por aí vai, como a gente pode se preparar e não passar perrengue?

Quando começou esse negócio de live, me senti despreparada para encarar o desafio de conduzir a conversa. Então, tentei me preparar, observando e estudando algumas apresentações nessas modalidades, de modo a evitar deslizes ou me perder no meio do caminho. Agora, compartilho algumas dicas que podem ajudar no momento da sua exposição.

Em primeiro lugar, estude e escolha uma boa ferramenta de videoconferência! Há vários aplicativos de comunicação por vídeo e as próprias empresas têm disponibilizado algumas opções. Ferramentas como o Google Meet, Microsoft Teams e mesmo o Zoom são as mais utilizadas! Teste tanto a ferramenta escolhida quanto o computador sempre antes do evento com algum conhecido. Assim, você se sentirá mais à vontade e aumentará o domínio e segurança, evitando alguma saia justa na hora da apresentação.

Em segundo lugar, foco no planejamento e na metodologia da apresentação. Vai ter um power point? Qual será o foco? Qual será o tempo? Quem vai participar? Será aberto ao público, aos diretores, gestores ao final? Quando será a sua vez de participar? São perguntas que nos ajudam a montar um roteiro, que será o guia. Ah! Lembre que tudo pode acontecer. Falhas na conexão e problemas nos arquivos da apresentação podem ser alguns embaraços. Então, melhor ter uma cartinha na manga e imprimir o material. Faça o que estiver ao seu alcance, o resto a gente reza pra que a Santa Internet tenha piedade de nós! Brincadeirinha à parte, vamos para a próxima dica.

Reuniões virtuais

Em terceiro lugar, pra quem tá em home Office, escolha um local adequado, concentrando a câmera no perfil do peito pra cima, evitando mostrar o restante do cenário, já que se trata de um ambiente pessoal. Agora se tiver uma estante com livros e tal, tudo bem! Isso reforça a recriar o ambiente corporativo e mais sério. Não é porque você está em casa que vai relaxar no vestuário e aparência. Faça de conta que irá se encontrar pessoalmente com as pessoas e invista num bom penteado, barba feita, camisa ou blusa de acordo com a ocasião. De vez em quando, aparece um pessoal despenteado ou com a camiseta do pijama, aí num dá né gente?!

Importante avisar o pessoal de casa que haverá reunião em tal horário pra evitar que entre alguém com tudo e desconcentre, quebrando o clima do momento. Eu, coloco um A4 na porta avisando que estou gravando, em live ou em reunião. Aí não tem como dar errado! Nem precisa falar pra deixar o celular no modo silencioso…

Nem sempre é confortável falar em público, mas pra isso, é sempre bom lembrar que o importante é ter domínio do conteúdo e ter a consciência que estão todos no mesmo barco, o seja, outros colegas ou pessoas também estão na mesma situação, mas é bom – antes de começar – tomar um chá, ter um copo de água por perto, fazer alguns exercícios de respiração e ou de alongamento. Uma boa dica é estar pronto uns 15 minutos antes para se familiarizar com a atividade e bola pra frente!

A comunicação digital já é realidade e estará cada vez mais presente na nossa vida profissional. Então, o melhor é estar preparado e encarar esse desafio!

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